Một số thay đổi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính kể từ 05/3/2020

1. Về phông chữ trình bày văn bản

Theo Thông tư 01, phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Tuy nhiên, kể từ ngày Nghị định 30 có hiệu lực thi hành (tức ngày 05/3/2020) thì văn bản hành chính bắt buộc phải dùng chung phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

2. Về khổ giấy

Trước đây, Thông tư 01 quy định, văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

Tuy nhiên, từ ngày 05/3/2020, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. 

3. Về số trang văn bản

Trước đây, Thông tư 01 quy định, số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

Theo Nghị định 30, số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

4. Về tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Thông tư 01 quy định, đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.

Theo quy định tại Nghị định 30, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

Như vậy, từ ngày 05/3/2020, văn bản hành chính phải ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp.

5. Về căn cứ ban hành văn bản

Trước đây, theo Thông tư 01, tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành.

Theo Nghị định 30, một trong những nội dung của văn bản hành chính là căn cứ ban hành văn bản. Theo đó, căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

6. Về thành phần thể thức văn bản

Theo Nghị định 30, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ (Trước đây, Thông tư 01 không quy định Tiêu ngữ)

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Số, ký hiệu của văn bản.

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

+ Nội dung văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. (Trước đây, Thông tư 01 không quy định chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

+ Nơi nhận.

Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex).

7. Về quy ước viết tắt một số loại văn bản

Theo Nghị định 30, quy ước viết tắt một số loại văn bản như sau:

STT

Tên loại văn bản hành chính

Chữ viết tắt

1

Nghị quyết (cá biệt)

NQ

2

Quyết định (cá biệt)

QĐ

3

Chỉ thị

CT

4

Quy chế

QC

5

Quy định

QyĐ

6

Thông cáo

TC

7

Thông báo

TB

8

Hướng dẫn

HD

9

Chương trình

CTr

10

Kế hoạch

KH

11

Phương án

PA

12

Đề án

ĐA

13

Dự án

DA

14

Báo cáo

BC

15

Biên bản

BB

16

Tờ trình

TTr

17

Hợp đồng

HĐ

18

Công điện

CĐ

19

Bản ghi nhớ

BGN

20

Bản thỏa thuận

BTT

21

Giấy ủy quyền

GUQ

22

Giấy mời

GM

23

Giấy giới thiệu

GGT

24

Giấy nghỉ phép

GNP

25

Phiếu gửi

PG

26

Phiếu chuyển

PC

27

Phiếu báo

PB

 

So với Thông tư 01, Nghị định 30 cũng có sự thay đổi về quy ước viết tắt đối một số loại văn bản, cụ thể:

Tên loại văn bản hành chính 

Viết tắt theo Thông tư 01

Viết tắt theo Nghị định 30

Bản ghi nhớ

GN

BGN

Bản thỏa thuận

TTh

BTT

Giấy ủy quyền

UQ

GUQ

Giấy giới thiệu

GT

GGT

Giấy nghỉ phép

NP

GNP

Phiếu báo

 

PB

  8. Về quy tắc viết hoa

Theo Thông tư 01, quy định viết hoa cả trong trường hợp sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng); không quy định viết hoa đối với trường hợp đặc biệt là Nhân dân, Nhà nước .v.v..

Theo Nghị định 30: Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Viết hoa trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Nhân dân, Nhà nước. Bỏ quy định viết hoa đối với tên gọi các tôn giáo, giáo phái; tên gọi ngày lễ tôn giáo .v.v..

N.T